Whistleblower-politik
Formålet med nærværende whistleblower-politik er at forklare, hvordan whistleblower-ordningen fungerer og dermed undgå en potentiel tilbageholdenhed med indberetning af overtrædelser.
Whistleblower-ordningen skal sikre, at medarbejdere, herunder tidligere medarbejdere og medarbejdere som endnu ikke er begyndt at arbejde i HMF Group A/S, samt øvrige personer som er i kontakt med HMF Group A/S i forbindelse med deres arbejdsrelaterede aktiviteter, i god tro og uden frygt for repressalier kan foretage anonyme eller ikke-anonyme indberetninger om faktiske eller potentielle overtrædelser, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted i HMF Group A/S, eller som man har rimelig mistanke om. Whistleblower-ordningen er oprettet i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere.
Hvem kan indberette?
Indberetning om forhold i HMF Group A/S kan indgives af medarbejdere, herunder tidligere medarbejdere og medarbejdere som endnu ikke er begyndt at arbejde i HMF Group A/S, samt øvrige personer som er i kontakt med HMF Group A/S i forbindelse med deres arbejdsrelaterede aktiviteter, som f.eks. direktion, bestyrelse, praktikanter, selvstændig erhvervsdrivende, aktionærer og frivillige.
Hvilke forhold kan indberettes?
Forhold der vedrører i) overtrædelse af EU-retten, og som er omfattet af anvendelsesområdet for Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten, og/eller ii) øvrige alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, kan indberettes forudsat at disse ikke specifikt er undtaget fra lov om beskyttelse af whistleblowere, jf. lovens § 1.
Ved overtrædelser forstås i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere, handlinger eller undladelser, der:
a) er ulovlige eller udgør en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, eller
b) gør det muligt at omgå formålet med de regler, som henhører under lovens anvendelsesområde.
Ulovlige og alvorlige forhold, der kan indberettes via whistleblower-ordningen, er f.eks. oplysninger om:
a) overtrædelse af strafbare forhold
b) misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse
c) seksuel chikane og anden form for grov chikane
Ovenstående er alene eksempler. Hvis du er i tvivl om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser behandles.
Mindre alvorlige forhold som f.eks. samarbejdsvanskeligheder, mobning eller andre mindre forseelser, skal ikke indberettes via whistleblower-ordningen, men kan indberettes via de normale kommunikationsveje. Hvis sådanne forhold indberettes til whistleblower-ordningen, vil indberetningen blive slettet og du vil blive gjort opmærksom herpå.
Indberetning
Indberetning til whistleblower-ordningen foretages elektronisk ved udfyldelse og fremsendelse af en online indberetning. Den elektroniske indberetning sker via whistleblower-ordningen, der findes på HMF Group A/S’ hjemmeside.
Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder, f.eks. ved at sende en e-mail til den person, der er ansvarlig for whistleblower-ordningen, da der er tale om fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret over det åbne internet.
Der kan kun ske indberetning på dansk.
Hvis du bliver opmærksom på, at der er indberettet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laves blot en ny indberetning med henvisning til den tidligere indberetning samt med beskrivelse af, hvad der skal korrigeres.
Hvis du i forbindelse med oprettelsen af en indberetning har valgt at oprette en sikker postboks, kan korrektionen foretages ved at logge på systemet med sagsnummer samt det selvvalgte password.
Der skal gøres opmærksom på, at der også kan foretages indberetning til en ekstern whistleblowerordning.
Datatilsynet etablerer en uafhængig og selvstændig ekstern whistleblower-ordning til modtagelse og behandling af oplysninger om indberetninger, som vedrører overtrædelser af EU-retten, og som er omfattet af anvendelsesområdet for Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten (og dermed ikke indberetninger af øvrige alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, jf. ovenfor).
Der opfordres dog til at foretage en indberetning til nærværende ordning, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt og hvor anmelderen vurderer, at der ikke er risiko for repressalier. Det skal dog understreges, at der er valgfrihed i forhold til om der sker indberetning i henhold til nærværende ordning eller til den eksterne ordning (forudsat, at indberetningen i øvrigt vedrører de nævnte overtrædelser af EU-retten).
Beskyttelse mod repressalier
Anmeldere af indberetninger er beskyttet mod enhver form for repressalier, når anmelderen havde rimelig grund til at antage, at de indberettede eller offentliggjorte oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen eller offentliggørelsen, og de pågældende oplysninger falder inden for anvendelsesområdet for lov om beskyttelse af whistleblowere.
Det er omvendt også vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro. Hvis en indberetning er indgivet i ond tro, og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige, negative følelser, hævnlyst eller lignende, kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for anmelderen, hvis anmelderen er ansat i HMF Group A/S og kan identificeres, ligesom anmelderen ikke vil berettiget til beskyttelse m.v. i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere.
Enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en anmelder, der har indberettet i god tro, vil blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner, hvis muligt.
Hvem behandler indberetninger?
Indberetning modtages af medarbejdere i Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs juridiske afdeling, Deloitte Legal, som foretager en habilitetsvurdering af, hvem der kan behandle indberetningen hos HMF Group A/S.
Indberetningen behandles som udgangspunkt af Maja Schmidt i HMF Group A/S eller Klaus Skov Mortensen, hvis indberetningen vedrører Maja Schmidt.
Hvordan behandles indberetningerne?
Anmelderen modtager en bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen heraf, medmindre indretningen er foretaget anonym og der ikke er oprettet sikker postboks.
Herefter foretages en indledende undersøgelse af forholdet, som indberetningen vedrører.
Hvis indberetningen viser sig at falde uden for whistleblower-ordningens anvendelsesområde eller er åbenlyst grundløs, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har foretaget indberetningen, vil – hvis denne har valgt at oplyse sin identitet eller har oprettet sikker postboks i forbindelse med indberetningen – få besked herom.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde og i øvrigt ikke kan karakteriseres som åbenlyst grundløs, bliver indberetningen underkastet en nærmere undersøgelse af HMF Group A/S eventuelt i samråd med Deloitte Legal.
Anmelderen vil modtage feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen, medmindre indretningen er foretaget anonym og der ikke er oprettet sikker postboks.
I undersøgelsesfasen kan der efter behov indhentes bistand fra andre eksterne rådgivere til behandlingen.
Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.
Hvis anmelderen har oplyst sin identitet i forbindelse med indberetningen, og der indledes en retssag mod den anmeldte person, kan anmelderen blive indkaldt som vidne i retssagen.
Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation
Hvis anmelderen har valgt at oplyse sin identitet eller oprettet en sikker postboks, vil sagsbehandleren rette henvendelse til denne.
Hvis anmelderen har ønsket at være anonym og der foretages en indberetning, får anmelderen mulighed for at oprette en sikker postboks, hvorefter denne kan logge sig anonymt på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspurgt yderligere dokumentation. En eventuel efterfølgende dialog er 100 % anonym og beror alene på anmelderens villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål. Hverken Deloitte Legal eller HMF Group A/S kan i en sådan situation blive bekendt med den anonyme anmelders identitet.
Hvordan behandles personoplysninger indeholdt i en indberetning?
Personoplysningerne, som afgives til whistleblower-ordningen, lagres på en server hos Deloitte Legals underleverandør, EQS Group A/S (Got Ethics), CVR-nr. 33 05 74 31, Bag Elefanterne 3, 1799 København V, der leverer den tekniske løsning.
Indsamling, behandling og eventuel videregivelse af personoplysninger afgivet i forbindelse med whistleblower-ordningen er underlagt de gældende databeskyttelsesretlige regler samt § 22 i lov om beskyttelse af whistleblowere.
Indberetningen indebærer typisk behandling af personoplysninger om anmelderen (medmindre indberetningen er indgivet anonymt), den anmeldte og i visse tilfælde tillige andre personer, som er omtalt i indberetningen.
Der henvises i øvrigt til Privatlivspolitik for Whistleblower-ordningen.
Logning
Registrering af indberetninger sker anonymt i systemet. Det eneste, der registreres, er selve indberetningen. Der føres ikke log over den IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver foretaget fra.
IT-sikkerhed
Indberetningssystemet er hostet hos EQS Group A/S, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet.
EQS Group A/S har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Håndteringen af personlige oplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer og overholder god skik inden for området.
Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Der sendes ingen ukrypterede oplysninger over det åbne internet.
Anonymitet
Systemet logger som nævnt ikke IP-adresser og maskin-ID og benytter ej heller cookies.
Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på HMF Group A/S’ netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller HMF Group A/S’ log. Denne risiko kan elimineres ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på HMF Group A/S’ netværk.
Hvis man uploader dokumenter, skal man være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata, der kan kompromittere anmelderens identitet. Derfor bør man sikre sig, at eventuelle kompromitterende metadata er fjernet fra et dokument, før man uploader det, hvis man ønsker at være anonym.
Det er valgfrit, om man indberetter anonymt eller med personlige oplysninger. Hvis en anmelder vælger ikke at være anonym, er anmelderens identitet kendt for de personer, der behandler sagen.
Det skal bemærkes, at hvis du vælger at anføre yderligere oplysninger i forbindelse med indberetningen, hvorfra du direkte eller indirekte kan identificeres, foretager HMF Group A/S’ også behandling af disse oplysninger i forbindelse med håndteringen af indberetningen. Det gælder også, hvis du har valgt at være anonym.
Oplysning om registreringen til den anmeldte person
HMF Group A/S vil oplyse den anmeldte person om det indberettede forhold i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesretlige regler. Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, om og hvornår denne meddelelse kan gives, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale. Den anmeldte person vil bl.a. modtage information om:
- identiteten af den person/gruppe som er ansvarlig for undersøgelsen af anmeldelsen
- en beskrivelse af beskyldningerne
- hvem der har set anmeldelsen
Der bliver som udgangspunkt ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom anmelderen har valgt at oplyse sin identitet. Opmærksomheden henledes dog på, at ikke-anonyme anmeldere kan blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag, jf. ovenstående.
Der henvises desuden til Privatlivspolitik for Whistleblower-ordningen, hvormed oplysningspligten efter persondataforordningen håndteres i forhold til personer, der indberettes om, og personer, der foretager en indberetning.
Spørgsmål
Alle spørgsmål om whistleblower-ordningen kan rettes til HR på e-mail hr@hmf.dk.